Dokumentation für Tabellen mühelos mit Table.Schema erstellen

Auch wenn eine Tabelle in Power Query nur eine übersichtliche Anzahl von Spalten enthält, kann es sinnvoll und hilfreich sein, eine Dokumentation der Tabelle zu erstellen.
Auch bei wenigen Spalten muss man sonst horizontal scrollen, um alle Spalten, deren Namen und Typen im Blick zu behalten.
Eine solche Doku hilft auch beim Debuggen oder wenn man zum Beispiel zwei Tabellen kombinieren möchte und daher auf identische Spaltennamen angewiesen ist. Auch beim Erkennen fehlerhafter Datentypen ist diese Doku hilfreich.

Genau zu diesem Zweck gibt es in Power Query die Funktion Table.Schema.
Die Funktion Table.Schema nimmt eine Tabelle als Parameter entgegen und liefert wieder eine Tabelle zurück – nämlich die Tabelle mit der gewünschten Dokumentation.
Das Besondere daran: die Doku aktualisiert sich selbstständig, wenn sich die Quell-Datei ändert.

Beispiel

Nehmen wir an, wir haben in Power Query eine Faktentabelle mit 6 Spalten mit dem Namen „Verkaeufe“. Für diese Tabelle möchten wir nun eine übersichtliche Dokumentation in Form einer Tabelle erstellen.

Hierzu klicken wir im linken Bereich „Abfragen“ mit der rechten Maustaste und wählen aus dem Kontextmenü „Neue Abfrage“ und dann „Leere Abfrage“.
Die Funktion Table.Schema können wir direkt in die Bearbeitungsleiste oben eintragen (falls die Bearbeitungsleiste nicht sichtbar ist: im Menü „Ansicht“ / „Layout“ / „Bearbeitungsleiste“ das Häkchen setzen).

In die Bearbeitungsleiste tragen wir ein:
=Table.Schema(Verkaeufe)

Die Abfrage können wir nun sinnvoll benennen, zum Beispiel „Schema_Verkaeufe“.

Wir erhalten eine Tabelle mit einer Zeile pro Spalte unserer Quell-Tabelle.
Die Tabelle enthält allerhand Informationen wie den Namen der Spalte, die Position, den Typen (z.B. Int64.Type), die Art („Kind“) wie z.B. „number“ oder „text“, ob die Spalte nullable ist und so weiter.
Spalten, die wir nicht benötigen, können wir einfach Entfernen, das macht es übersichtlicher.

Ich wähle im Beispiel die Spalten „Name“, „Postion“, TypeName“, „Kind“ und „IsNullable“ aus und klicke im Kontextmenü auf „Andere Spalten entfernen“.

Die Tabelle ins Datenmodell laden bzw. nicht laden

Standardmäßig wird die so erstellte Doku-Tabelle ins Datenmodell geladen und steht in Power BI zur Verfügung.
Wenn wir das nicht wollen, die Tabelle also nur in Power Query zu Dokumentationszwecken verfügbar sein soll, können wir die Abfrage mit der rechten Maustaste anklicken und das Häkchen bei „Laden aktivieren“ entfernen.
Der Name der Abfrage wird dann kursiv angezeigt was bedeutet, dass die Tabelle nicht ins Datenmodell geladen wird – und in Power BI nicht zur Verfügung steht (und dort auch nicht verwirrt).

Die Doku-Abfragen in Power Query in einen eigenen Ordner packen

Der guten Ordnung halber habe ich mir angewöhnt, die so erstellten Dokumentations-Abfragen in einen Ordner „Doku“ zu packen. Der Ordner könnte auch „Schemas“ heißen oder jeden anderen Namen tragen.
Dazu mit der rechten Maustaste auf die Abfrage klicken und „In Gruppe verschieben“ / „Neue Gruppe“ auswählen.

Die Doku-Tabellen sind in einem eigenen Ordner gut augehoben

Die Doku lebt

Das Schöne an dieser Doku-Tabelle ist nun, dass sie sozusagen lebt und sich selbstständig aktualisiert, wenn wir in der dokumentierten Quell-Tabelle Spalten hinzufügen, löschen oder Datentypen verändern. Gerne ausprobieren! 🙂

Doku in Excel kopieren

Bei Bedarf (z.B. wenn man die Doku anderen Personen zugänglich machen will) kann man die Spalten der Doku-Tabelle markieren, den Inhalt mit Strg+C in die Zwischenablage kopieren und mit Strg+V in eine Excel-Tabelle einfügen. Änderungen an der Quell-Tabelle werden so aber natürlich nicht in die Excel-Datei synchronisiert.