Daten aus OneDrive for Business in Power BI laden

Vor einiger Zeit bin ich gefragt worden, wie man Dateien aus OneDrive for Business in Power BI lädt.

Gemacht habe ich das bis dahin noch nie, aber meine Antwort war: da gibt es doch sicher einen Connector.

Aber so kann man sich täuschen: wenn man im Dialog „Daten abrufen“ nach OneDrive sucht, wird man nicht fündig. Es gibt einen solchen Connector nicht.

Die Lösung:

Die Dateien, die man in OneDrive for Business liegen hat, liegen in Wirklichkeit in SharePoint. Man kann also den Connector „SharePoint-Ordner“ verwenden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

In meinem Beispiel habe ich einige CSV- und Excel-Dateien in meinem OneDrive for Business im Ordner „Power BI“ liegen.

Um diese Dateien nun in Power BI Desktop zu laden, gehe ich wie folgt vor:

• Start / Daten abrufen
• Weitere (weil SharePoint nicht unter den ersten Treffern auftaucht)
• Im sich öffnenden Dialog im Suchschlitz „SharePoint“ eingeben
• „SharePoint-Ordner“ anklicken
• Button Verbinden klicken

Es öffnet sich ein Dialog, in dem man eine URL eingeben soll.

Das ist jetzt der kniffligste Teil:

Am besten öffnet man OneDrive for Business im Browser.
Dann kopiert man die URL aus der Adresszeile des Browsers in die Zwischenablage.

Aber Achtung: hier darf man nicht die gesamte URL kopieren, sondern nur einen (bestimmten) Teil.

Ich habe die entsprechende Anweisung nachstehend aus der Microsoft-Doku kopiert:

https://<unique_tenant_name>.sharepoint.com/personal/<user_identifier>/

Oder als Beispiel:

https://contoso-my.sharepoint/personal/user123_contoso_com/

Wichtig ist hier auch, den abschließenden / mit einzugeben, das wird in der Microsoft-Doku verschwiegen.

Nun müssen wir uns noch mit einem Microsoft-Konto anmelden, welches Zugriffsberechtigung auf die im OneDrive liegenden Dateien hat.

An dieser Stelle empfehle ich, ein generisches Konto zu verwenden, z.B. mit dem Namen „Power BI“.
Wenn ich mich hier als „Rainer Knappe“ anmelde, gibt es spätestens dann ein Problem, wenn ich die Firma mal verlasse (oder in Rente gehe 😉 ).

Die nächsten Schritte

Es öffnet sich ein neuer Dialog, in dem alle gefundenen Dateien angezeigt werden.

Hier klicken wir direkt auf „Daten transformieren“.

Um jetzt nicht alle Dateien zu laden, sondern nur die gewünschte Datei, kann man nun im PowerQuery-Editor entsprechend filtern. In der Spalte „Folder Path“ ganz rechts zum Beispiel, können wir alle Unterordner abwählen, die wir im Moment nicht brauchen.

Bei einem sehr umfangreichen OneDrive kann man hier auch den Textfilter verwenden, um z.B. nur die Ordner anzuzeigen, die (wie in unserem Beispiel) „Power BI“ enthalten.

Wenn wir nun im PowerQuery Editor nur noch die eine Datei sehen, die wir laden möchten (in meinem Besispiel ist das die Datei test1.csv), dann klicken wir in der ganz linken Spalte „Content“ auf „Binary“.

In dieser Ansicht klicken wir auf „Binary“

Im letzten Schritt klicken wir nun, wie gewohnt, auf „Schließen und Übernehmen“.

Troubleshooting

In meinen Versuchen bin ich auf ein paar Probleme gestoßen, die ich hier ansprechen möchte:

• Wie oben bereits erwähnt, sollte in der URL der abschließende Slash / mit angegeben werden.
  Aber auch dann ist es mir passiert, dass Power BI Desktop keine gültige URL erkannt hat. Geholfen hat mir dann, den Slash zu löschen und wieder reinzuschreiben – dann wurde die URL stets als gültig erkannt
• Wenn man bereits vorher einmal eine Verbindung auf diese Weise zum OneDrive for Business hergestellt hat, kann es vorkommen, dass neu hinzugekommene Dateien nicht angezeigt werden oder gar Dateien, die gar nicht mehr im OneDrive vorhanden sind, dennoch in PowerQuery aufgelistet werden.
  Die Lösung, die bei mir funktioniert hat:
  In Power BI Desktop unter „Optionen und Einstellungen“ / „Datenquelleneinstellungen“ die Datenquelle löschen, bevor man die oben genannten Schritte zu Herstellung einer Verbindung zur Datenquelle vornimmt.

Fazit

Ich finde diese Vorgehensweise erstaunlich kompliziert. Schließlich handelt es sich sowohl bei OneDrive als auch bei Power BI um Produkte aus dem Microsoft 365 Universum und ich hätte einen direkten Connector eigentlich als selbstverständlich angesehen.

Vielleicht gibt es ja aber eine viel einfachere Möglichkeit, die ich nur noch nicht entdeckt habe.
In diesem Fall schreibt mir das gerne in die Kommentare.