Lokale Daten mit dem On-premises Data Gateway mit Power BI verbinden

Power BI ist ein Cloud-Dienst.
Hat man seine Daten ohnehin in OneDrive, SharePoint oder einem anderen Microsoft 365 – Dienst liegen, ist die Verbindung der Daten mit Power BI sehr einfach.

Was ist aber, wenn die Daten lokal im Netzwerk liegen, sei es als csv- oder Excel-Dateien oder zum Beispiel in einer MS SQL- oder Oracle-Datenbank?

Eine mögliche Lösung wäre, diese Daten automatisiert regelmäßig z.B. in OneDrive hochzuladen und von dort mit Power BI zu verbinden. Oft ist das auch eine gute Lösung.

Ein anderer Weg, den ich hier beschreiben möchte, ist, die Daten über das Microsoft On-premises Data Gateway bereitzustellen.

Das Grundprinzip

Das Grundprinzip des On-premises Data Gateways ist schnell beschrieben:

Das Data Gateway ist eine Software, die man sich bei Microsoft herunterlädt und auf einer lokalen (virtuellen) Maschine im Netzwerk installiert. Die Software agiert dann als Dienst, der die Daten in definierten Abständen zum Power BI Service pusht.

Die Idee ist also, dass nicht der Power BI Service von außen auf die Ressource im lokalen Netzwerk zugreift, sondern der Dienst stellt die Daten aktiv zur Verfügung und sendet diese an den Power BI Service.

Eine praktikable Lösung, die ich selbst so einsetze, sieht wie folgt aus:

Das ERP-System exportiert seine Daten zum Zeitpunkt X in csv-Dateien. Mit einem Robocopy-Script, das vom Task-Scheduler ausgeführt wird, hole ich mir diese csv-Dateien zum Zeitpunkt X + 30 Minuten vom ERP-Server auf die virtuelle Maschine, auf dem ich das Data-Gateway installiert habe. Dort liegen die Daten dann (aus Sicht des Computers) im gleichen Pfad, den ich auch auf dem PC verwende, auf dem ich mit Power BI Desktop entwickle. Ich verwende den Pfad C:\transfer.

Nun pusht das On-premises Data Gateway zu dem Zeitpunkt, den ich im Dataset eingestellt habe, die Daten von der lokalen Maschine zum Power BI Service.

Installation des Gateways

Das Data Gateway kann man von Microsoft unter folgender Adresse herunterladen:
https://powerbi.microsoft.com/de-de/gateway/

Wichtig ist, hier den Standard-Modus herunterzuladen, nicht den persönlichen Modus. Der persönliche Modus ist nur für den eigenen Gebrauch gedacht und nicht geeignet, wenn man Power BI – Reports mit anderen teilen möchte, was ja die Regel sein dürfte.

Nun installiert man das Gateway auf dem dafür vorgesehenen Computer und folgt einfach den Anweisungen des Installers. Die vorgeschlagenen Grundeinstellungen sollten in der Regel die richtigen sein.

Schließlich muss man sich an dem Gateway mit einem Microsoft-Konto anmelden. Es empfiehlt sich hierbei, ein allgemeines Konto für Verwaltungszwecke zu verwenden. Verlässt z.B. ein Admin die Firma, dessen Konto mit dem Gateway verbunden war, muss dessen Konto sonst im Gateway und an allen verbundenen Datenquellen im Service geändert werden.

Ein erfolgreich eingerichtetes Gateway sieht schließlich so aus:

Mit dem Gateway selbst hat man dann in der Regel nichts mehr zu tun. Es läuft als Dienst und sollte nur von Zeit zu Zeit upgedatet werden, wenn Microsoft eine neue Version veröffentlicht, damit die Kompatibilität mit dem Power BI Service gewährleistet bleibt.

Das Gateway im Power BI Service verwalten

Der nächste Schritt ist, das Gateway im Power BI Service zu verwalten und dort Datenquellen hinzuzufügen.

Dazu klickt man im Service oben rechts auf das Zahnrad und wählt „Gateways verwalten“.

Eine neue Datenquelle, z.B. eine csv-Datei, fügt man über den Schriftzug „Datenquelle hinzufügen“ links oben hinzu. Achtung: dieser Schriftzug ist sehr klein und leicht zu übersehen, jedenfalls ging es mir anfangs so.

Der Datenquelle gibt man im nächsten Dialog zunächst einen Namen – ich wähle hier bei Dateien stets den Dateinamen.

Als nächstes gibt man den Datenquellentyp an. Zur Wahl stehen jede Menge Datentypen – bei einer Datei wählt man „File“.

Bei „Vollständiger Pfad“ ist der Pfad zur Datei aus Sicht des Gateways anzugeben. Also z.B. C:\transfer\meineDatei.csv oder in der UNC-Schreibweise.

Schließlich gibt man noch den Windows-Benutzernamen und das Passwort an. Zu verwenden ist hier der Benutzer, den man auch im Gateway hinterlegt hat. Den Benutzer gibt man mit der vollen Adresse an (inclusive Domain).

Schließlich fügt man die neue Datenquelle über den Button „Hinzufügen“ zum Gateway hinzu.

Einstellung im Dataset vornehmen

Wir haben die Datenquelle nun erfolgreich eingerichtet. Nun muss die Datenquelle noch dem Dataset „bekannt gemacht“ werden.

Hierzu gehen wir in die Einstellungen des Datasets, das die Datenquelle verwenden soll, indem wir auf die drei Punkte rechts vom Dataset klicken und „Einstellungen“ auswählen.

In den Dataset-Einstellungen wechseln wir nun in den Bereich „Gatewayverbindung“.

Dort haben wir die Möglichkeit, den Schieberegler bei „Verwenden Sie ein lokales oder VNet-Datengateway“ einzuschalten.

Sollten wir mehrere Gateways im Einsatz haben, können wir hier auswählen, welches Gateway wir verwenden wollen.

Im letzten Schritt müssen wir noch die im Dataset verwendete Datei dem Dataset zuweisen, welches wir zuvor erstellt haben.

Im nachfolgenden Bild wird der absolute Pfad „c:\transfer\\kunden.csv“ zu einer Kundendatenbank im csv-Format verwendet und dann der Datenquelle „kunden.csv“ zugeordnet (wie oben beschrieben, benenne ich Datenquellen immer gleich wie den Dateinamen).

Regelmäßige Aktualisierung

Ebenfalls in den Einstellungen des Dataset kann nun die regelmäßige Aktualisierung über das Gateway eingestellt werden.

Mit einer Power BI Pro – Lizenz kann das Dataset bis zu 8 mal am Tag aktualisiert werden. Das macht aber natürlich nur Sinn, wenn auch z.B. das ERP-System die On-Premises-Daten so oft aktualisiert.

Fazit

Das Microsoft On-premises Data Gateway ist eine sehr gute Möglichkeit, lokal vorliegende Daten in den Power BI Service zu laden. Hat man das eine oder andere Mal eine Datenquelle eingerichtet und einem Dataset zugewiesen, gehen die einzelnen Schritte schnell in Fleisch und Blut über. Anfangs ist das Vorgehen zugegebenermaßen nicht ganz intuitiv. Ich hoffe, ich konnte mit diesem Artikel einen Beitrag zum Verständnis leisten.