Zielgruppen für Power BI Apps

Apps sind eine hervorragende Möglichkeit, Inhalte in Power BI dem Endbenutzer zugänglich zu machen.

Dabei ist mit einer App nicht eine Smartphone-App gemeint, sondern ein spezieller Bereich im Power BI Service, in dem verschiedene Berichte und Dashboards eines Arbeitsbereiches zusammengefasst werden können. Es gilt jedoch die Einschränkung, dass es nur eine App pro Arbeitsbereich geben kann.

Die Möglichkeiten, Zugangsberechtigungen zu den einzelnen Elementen innerhalb der App zu steuern, waren meiner Meinung nach bisher unzureichend. Das hat sich mit einem Update im August 2022 (das allerdings noch Vorschau-Status hat), zum Glück geändert.

Um die neuen Funktionen einsetzen zu können ist es nötig, dass der Arbeitsbereich auf die neue Version, von Microsoft V2 genannt, upgedatet wird.
Wenn man den Arbeitsbereich im Power BI Service öffnet, wird man darauf hingewiesen, dass man das Update durchführen kann. Wenn man einen neuen Arbeitsbereich anlegt, hat man auch die Option, diesen gleich in der neuen Version anzulegen.
In den alten Versionen der Arbeitsbereiche, von Microsoft „Classic Workspaces“ genannt, stehen die neuen Funktionen nicht zur Verfügung.

Die Situation bisher

Nehmen wir an, wir haben in unserem Arbeitsbereich zwei Berichte: Bericht A und Bericht B.
Des Weiteren haben wir zwei Benutzer: Benutzer1 und Benutzer2.
Beide Benutzer sind nicht direkt auf den Arbeitsbereich berechtigt.
Benutzer1 hat Zugriff auf Bericht A und auf Bericht B.
Benutzer2 hat nur Zugriff auf Bericht A.

Nun erstellen wir eine App für den Arbeitsbereich und legen sowohl Bericht A und Bericht B als Inhalt für diese App fest.

Was ich eigentlich erwartet hätte:
Benutzer1 sieht nun in der App sowohl Bericht A als auch Bericht B.
Benutzer2 sieht nur Bericht B.

Es könnte alles so einfach sein – isses aber nicht.

Tatsächlich sieht in dieser Konstellation nun Benutzer1 Bericht A und Bericht B, aber auch Benutzer2 sieht nun Bericht A UND Bericht B. Dadurch, dass wir Benutzer2 auf die App berechtigt haben und die App Bericht A und Bericht B enthält, haben wir Benutzer2 automatisch innerhalb der App auch auf Bericht B berechtigt – was wir vermutlich nicht wollten.

Die neue Situation

Wie gesagt, hat Microsoft im August 2022 eine wichtige Neuerung bei Apps eingeführt. Denkbar wäre gewesen, es wäre nun möglich, mehrere Apps innerhalb eines Arbeitsbereiches zu veröffentlichen mit verschiedenen Inhalten und Berechtigungen.
Microsoft hat sich aber für einen etwas anderen Weg entschieden: Es ist nach wie vor nur möglich, eine App pro Arbeitsbereich zu erstellen.

Zielgruppen bzw. Audiences

Neu ist jedoch, dass man in den Einstellungen der App nun verschiedene Zielgruppen definieren kann.
In der englischen Version von Power BI spricht Microsoft von Audiences, was ich persönlich sehr schön finde. Allerdings hat man sich in der deutschen Übersetzung für Zielgruppen entschieden – womöglich, weil es für das deutsche Wort Publikum keinen Plural gibt. Publiken, Publikums oder Publika dürfte es nicht geben…

Einrichtung der App in drei Schritten

Das einrichten der App in einem Arbeitsbereich V2 erfolgt in drei Schritten

Im Bereich Setup werden die grundlegenden Einstellungen der App vorgenommen wie der Name, eine optionale Beschreibung, das Logo, die Designfarbe usw.

2. Inhalt

Unter Inhalt werden nun die Inhalte in Form von Berichten und Dashboards aus dem Arbeitsbereich eingestellt.
Hier wird also sozusagen die maximale Ausbaustufe definiert, was der Endbenutzer zu sehen bekommt. In der späteren Zielgruppe „Alle“ wird also alles angezeigt, was hier definiert wird.
Innerhalb des Bereiches Inhalt kann auch die Reihenfolge der Inhalte innerhalb der App durch Drag´n Drop definiert werden.

3. Zielgruppe

Das ist nun der spannende Abschnitt.

Im Bereich Zielgruppe kann nun durch einen Klick auf „Neue Zielgruppe“ eine neue Zielgruppe definiert werden. Mit einem Doppelklick auf den Namen kann die Zielgruppe umbenannt werden.

Es können hier also z.B. Zielgruppen mit Abteilungsnamen angelegt werden – Verkauf, Einkauf, Geschäftsführung usw.
Die maximale Anzahl möglicher Zielgruppen pro App ist 10.

Was die jeweilige Zielgruppe zu sehen bekommt, wird im linken Bereich definiert. Über das Augen-Symbol kann ein Element ganz einfach für eine Zielgruppe sichtbar oder unsichtbar geschaltet werden.

Wer Mitglied innerhalb der Zielgruppe ist, kann im ganz rechten Bereich eingestellt werden. Hier können einzelne Personen oder ganze Active Directory – Gruppen einer Zielgruppe hinzugefügt werden.

Zu beachten ist noch, dass Arbeitsbereichsbenutzer automatisch immer Mitglied der Zielgruppe sind – sie können auch nicht entfernt werden.

In sehr kleinen Teams (bis zu 10) kann es auch sinnvoll sein, eine Zielgruppe pro Person anzulegen. Also zum Beispiel eine Zielgruppe mit dem Namen Hubert Müller deren einziges Mitglied Hubert Müller ist. So können die Sichtbarkeiten innerhalb der App sehr feingranular eingestellt werden.

Mit den Augen der Zielgruppe ansehen

Die Arbeitsbereich-Admins haben ganz einfach die Möglichkeit, sich die App sozusagen mit den Augen der einzelnen Zielgruppen anzusehen.

Wenn man als Admin die App wie gewohnt über den App-Bereich im Power BI Service aufruft, hat man direkt unterhalb der Titelleiste die Möglichkeit, zwischen den einzelnen Zielgruppen umzuschalten. So lässt es sich einfach feststellen, ob vielleicht doch eine Berechtigung durchgerutscht ist, die so nicht sein sollte.

Kinderkrankheiten

Ich möchte noch anmerken, dass meiner Beobachtung nach dieses sich wie erwähnt noch in der Preview befindliche Feature noch nicht ganz rund läuft (geschrieben im Oktober 2022).
So habe ich es ein mal erlebt, dass ein App-Benutzer die App für eine Sekunde zu sehen bekam, dann jedoch den Hinweis erhielt, dass er keine Berechtigung hat. Geholfen hat hier, den Benutzer aus der Zielgruppe zu entfernen und wieder neu hinzuzufügen.

Abgesehen von diesen Kinderkrankheiten finde ich das Feature der Zielgruppen für Apps eine der besten Neuerungen, die ich bisher in Power BI erlebt habe.